5 claves del Área de Operaciones del Palacio de Congresos para que un evento sea exitoso

El Área de Operaciones del Palacio de Congresos, encargada de la producción de los eventos, desgrana su labor desde el minuto uno con clientes y clientas

Antes de que empecéis a leer el post, queremos deciros que lo hemos redactado (al menos, lo hemos intentado) con la misma energía y vitalidad con la que trabaja el área de Operaciones día a día. Wow!

Juan Antonio Peña, director del departamento, junto a su equipo, formado por Amador Chicharro, Carlos Sánchez, Desiré Pardines, Hermi Canet, Lina Bueno, Mónica Lull y Sergio Roger desprenden muchas cualidades al mismo tiempo. Aquí, para conocerlos un poco más.

Y ahora sí, pasamos la acción. ¿Cuáles son las claves para que un evento sea exitoso?

1.La anticipación. Antes de reunirse con la empresa organizadora por primera vez, el área elabora un análisis exhaustivo de las ediciones anteriores del evento en otras sedes e investiga sus necesidades, para poder adaptarlas a los espacios del Palacio de Congresos. Prepara una visita personalizada, en caso de que el cliente venga a la ciudad, o envía un dossier de servicios personalizado, en su defecto.

2. Coordinación de áreas. Es imprescindible la unión de todas las áreas del Palacio de Congresos, que trabajan conjuntamente desde que se confirma un evento hasta la finalización del mismo. Es necesaria una buena comunicación, trabajo en equipo y coordinación interáreas (comercial-operaciones) para poder ofrecer un servicio personalizado e integral a la empresa organizadora, desde la confirmación del evento hasta la finalización del mismo.

3. Producción integral del evento. El Palacio de Congresos se ofrece a la empresa organizadora como único interlocutor que coordina la implementación de todos los servicios que se requieren para la celebración del evento. El área plantea múltiples opciones de patrocinio y de exposición comercial (las puedes ver el Manual del Expositor, que acabamos de lanzar), en las que la sostenibilidad gana cada vez más terreno.

4-Planificación de servicios de logística y la coordinación con los proveedores. A continuación, coordina a todos los aliados estratégicos implicados en la organización del evento (medios técnicos y audiovisuales, informáticos, restauración, limpieza, seguridad, mantenimiento, azafatas, etc.) para que el evento sea un éxito. La mayoría de empresas proveedoras con los que trabajamos son locales, con lo que colaboramos con la comunidad en cada evento.

5. Ejecución del evento. Let’s go! ¡Y llegó el día del evento! El área de Operaciones coordina al milímetro con la empresa organizadora la ejecución del evento. Desde el primer contacto con la empresa organizadora hasta este día, el del ‘estreno’, pasan entre uno y dos años. Un tiempo de laboriosa dedicación de todo el equipo del Palacio de Congresos, para que todo salga perfecto y si surgen imprevistos, se resuelvan con la máxima rapidez, eficacia y profesionalidad posibles.

Satisfacción del cliente

Las cinco claves tienen repercusión directa en la satisfacción de la empresa organizadora. Precisamente, la calidad de las instalaciones, junto con la planificación y desarrollo del evento y la relación con el equipo del Palacio de Congresos son los factores que más se valoran por parte de nuestro público y los que nos han hecho merecedores en dos ocasiones del Premio al Mejor Palacio de Congresos del Mundo.