European astronomical society annual meeting (eas 2022)

Aquest congrés internacional, un dels més rellevants de l'astronomia en el món, va comptar amb prop de 2.000 destacats especialistes en aquest àmbit, com Michel Mayor i Didier Queloz, descobridors del primer exoplaneta al voltant d'una estrela com el nostre Sol, la qual cosa els va fer aconseguir en 2019 el Nobel de Física.

L'esdeveniment presentava importants desafiaments tècnics ja que oferia 15 Simposis, 36 Sessions Especials, més de 600 ponències i 1.000 ePosters. Tot això capaç de retransmetre's en streaming per a ponents i assistents que no es trobaven en la seu i al mateix temps amb connexió a traductors que també es connectaven via remota.

A més, l'organització desitjava apostar fortament per la sostenibilitat, en tots els àmbits de l'esdeveniment, creant un programa social que servira com a immersió d'assistents en la cultura i tradicions populars valencianes.

Quant a les solucions tècniques, l'equip del Palau va proporcionar sessions en 13 sales simultàniament. A causa de la gran quantitat de ponències, els mitjans audiovisuals i la connectivitat va facilitar la intervenció de fins a 20 ponents cada hora. La col·laboració entre els equips de Kuoni i el Palau va fer possible la traducció i la retransmissió de sessions en streaming a través de la plataforma On Air. A més, per a no superar l'aforament de cada sala, es va emprar el sistema Overflow, enviant vídeo i àudio de sales on succeïen les reunions a altres espais, incrementant el nombre de participants.

També els suports digitals i les connexions del Palau van ser essencials per a habilitar pantalles de Leds per a senyalística, o punts de descàrrega digital de continguts.

Quant a sostenibilitat el Palau va posar a la disposició d'assistents i organització el sistema de segregació de desaprofitaments del Palau, recollint-se els residus de paper, plàstic i moqueta emprats durant l'esdeveniment per a ser tractats i reciclats posteriorment. Els materials dels estands així com el mobiliari van ser reciclats i reciclables. I el servei de restauració, va contribuir a la sostenibilitat alimentària gràcies a la utilització de parament sostenible i amb formats per a portar.

El treball col·laboratiu entre tots els equips va fer que el desenvolupament de l'esdeveniment fora òptim. Les connexions remotes i en l'edifici, així com les traduccions es van succeir sense temps de latència perceptible.

D'altra banda, va ser una vertadera experiència sostenible i immersiva. Entre les iniciatives, l'organització va promoure la trobada gratuïta d'estudiants de doctorat que participaven en el congrés, per a permetre'ls l'intercanvi d'idees en un fòrum paral·lel a l'esdeveniment. A més, van convocar una carrera de 6 km pel riu Túria denominada “Astre Run” en la qual es promovia l'esport. L'avituallament dels corredors també va tindre una picada d'ullet a les tradicions i cultura valencianes i va incloure orxata amb fartons. Com a alternativa, es van organitzar circuits guiats per la ciutat on es convidava a conéixer la València històrica. A més, es va fomentar l'ús de transport públic i bicicleta a través de la web del programa de l'esdeveniment.
Els assistents havien d'inscriure's prèviament en els menjars del congrés. Els menús van ser sostenibles i van triar formats per a portar que minimitzen els residus.
Van contractar una muixaranga (d'Algemesí) i en el cocktail de benvinguda van tocar amb la dolçaina i el tabalet.