European Astronomical Society Annual Meeting (EAS 2022)

Franke Kuoni Tumlare - OPC de EAS 2022 Queremos resaltar el hecho de que el equipo técnico que está trabajando con nosotros es uno de los mejores con los que hemos trabajado. Realmente hay una flexibilidad en la forma de trabajar y eso es lo que agradecemos en este tipo de reuniones

Assistentes: 1.700 presenciales + 200 en linea
Cliente: European Astronomical Society/ Kuoni Tumlare
Evento: Congreso
Tipo: Científico
Fecha: del 27 de junio al 1 de julio
Días: 5 días

1. Reto

Este congreso internacional, uno de los más relevantes de la astronomía en el mundo, contó con cerca de 2.000 destacados especialistas en este ámbito, como Michel Mayor y Didier Queloz, descubridores del primer exoplaneta en torno a una estrella como nuestro Sol, lo que les hizo conseguir en 2019 el Nobel de Física.

El evento presentaba importantes desafíos técnicos ya que ofrecía 15 Simposios, 36 Sesiones Especiales, más de 600 ponencias y 1.000 ePosters. Todo esto capaz de retransmitirse en streaming para ponentes y asistentes que no se encontraban en la sede y al mismo tiempo con conexión a traductores que también se conectaban vía remota.

Además, la organización deseaba apostar fuertemente por la sostenibilidad, en todos los ámbitos del evento, creando un programa social que sirviera como inmersión de asistentes en la cultura y tradiciones populares valencianas.

2. Solución

En cuanto a las soluciones técnicas, el equipo del Palau proporcionó sesiones en 13 salas simultáneamente. Debido a la gran cantidad de ponencias, los medios audiovisuales y la conectividad facilitó la intervención de hasta 20 ponentes por hora. La colaboración entre los equipos de Kuoni y el Palau hizo posible la traducción y retransmisión de sesiones en streaming a través de la plataforma On Air. Además, para no superar el aforo de cada sala, se empleó el sistema Overflow, enviando vídeo y audio de salas donde sucedían las reuniones en otros espacios, incrementando el número de participantes.

También los soportes digitales y las conexiones del Palau fueron esenciales para habilitar pantallas de Leds para señalética, o puntos de descarga digital de contenidos.

En cuanto a sostenibilidad el Palau puso a disposición de asistentes y organización el sistema de segregación de desperdicios del Palau, recogiéndose los residuos de papel, plástico y moqueta empleados durante el evento para ser tratados y reciclados posteriormente. Los materiales de los stands así como el mobiliario fueron reciclados y reciclables. Y el servicio de restauración, contribuyó a la sostenibilidad alimentaria gracias a la utilización de menaje sostenible y con formatos para llevar.

3. Objetivos cumplidos

El trabajo colaborativo entre todos los equipos hizo que el desarrollo del evento fuera óptimo. Las conexiones remotas y en el edificio, así como las traducciones se sucedieron sin tiempo de latencia perceptible.

Por otra parte, fue una verdadera experiencia sostenible e inmersiva. Entre las iniciativas, la organización promovió el encuentro gratuito de estudiantes de doctorado que participaban en el congreso, para permitirles el intercambio de ideas en un foro paralelo al evento. Además, convocaron una carrera de 6 km por el río Turia denominada “Astre Run” en la que se promovía el deporte. El avituallamiento de los corredores también tuvo un guiño a las tradiciones y cultura valencianas e incluyó horchata con fartons. Como alternativa, se organizaron circuitos guiados por la ciudad en la que se invitaba a conocer la Valencia histórica. Además, se fomentó el uso de transporte público y bicicleta a través de la web del programa del evento.
Los asistentes debían inscribirse previamente en las comidas del congreso. Los menús fueron sostenibles y eligieron formatos para llevar que minimicen los residuos.
Contrataron una muixaranga (de Algemesí) y en el cocktail de bienvenida tocaron con la dolçaina y el tabalet.

4. Curiosidades