5 claus de l’Àrea d’Operacions del Palau de Congressos perquè un esdeveniment siga un èxit

L’Àrea d’Operacions del Palau de Congressos, encarregada de la producció dels esdeveniments, desgrana la seua labor des del minut un amb els clients i clientes

Abans que comenceu a llegir el post, volem dir-vos que l’hem redactat (almenys, ho hem intentat) amb la mateixa energia i vitalitat amb la qual treballa l’àrea d’Operacions dia a dia. Wow!

Juan Antonio Peña, director del departament, al costat del seu equip, format per Amador Chicharro, Carlos Sánchez, Desiré Pardines, Hermi Canet, Lina Bueno, Mónica Lull i Sergio Roger desprenen moltes qualitats al mateix temps. Ací, per a conéixer-los un poc més.

I ara sí, passem l’acció. Quines són les claus perquè un esdeveniment siga un èxit?

1.La anticipació. Abans de reunir-se amb l’empresa organitzadora per primera vegada, l’àrea elabora ua anàlisi exhaustiu de les edicions anteriors de l’esdeveniment en altres seus i investiga les seues necessitats, per a poder adaptar-les als espais del Palau de Congressos. Prepara una visita personalitzada, en cas que el client vinga a la ciutat, o envia un dossier de serveis personalitzat, en defecte d’això.

2. Coordinació d’àrees. És imprescindible la unió de totes les àrees del Palau de Congressos, que treballen conjuntament des que es confirma un esdeveniment fins a la finalització d’aquest. És necessària una bona comunicació, treball en equip i coordinació *interáreas (comercial-operacions) per a poder oferir un servei personalitzat i integral a l’empresa organitzadora, des de la confirmació de l’esdeveniment fins a la finalització d’este.

3. Producció integral de l’esdeveniment. El Palau de Congressos s’ofereix a l’empresa organitzadora com a únic interlocutor que coordina la implementació de tots els serveis que es requereixen per a la celebració de l’esdeveniment. L’àrea planteja múltiples opcions de patrocini i d’exposició comercial (les pots veure el Manual de l’Expositor, que acabem de llançar), en les quals la sostenibilitat guanya cada vegada més terreny.

4-Planificació de serveis de logística i la coordinació amb els proveïdors. A continuació, coordina a tots els aliats estratègics implicats en l’organització de l’esdeveniment (mitjans tècnics i audiovisuals, informàtics, restauració, neteja, seguretat, manteniment, hostesses, etc.) perquè l’esdeveniment siga un èxit. La majoria d’empreses proveïdores amb els quals treballem són locals, amb el que col·laborem amb la comunitat en cada esdeveniment.

5. Execució de l’esdeveniment. Let’s go! I va arribar el dia de l’esdeveniment! L’àrea d’Operacions coordina al mil·límetre amb l’empresa organitzadora l’execució de l’esdeveniment. Des del primer contacte amb l’empresa organitzadora fins a aquest dia, el de la ‘estrena’, passen entre un i dos anys. Un temps de laboriosa dedicació de tot l’equip del Palau de Congressos, perquè tot isca perfecte i si sorgeixen imprevistos, es resolguen amb la màxima rapidesa, eficàcia i professionalitat possibles.

Satisfacció del client

Les cinc claus tenen repercussió directa en la satisfacció de l’empresa organitzadora. Precisament, la qualitat de les instal·lacions, juntament amb la planificació i desenvolupament de l’esdeveniment i la relació amb l’equip del Palau de Congressos són els factors que més es valoren per part del nostre públic i els que ens han fet mereixedors en dos ocasions del Premi al Millor Palau de Congressos del Món.